Warum wir unseren Lebenshelfern ein eigenes EDV-System zur Verfügung stellen

Wenn Sie sich schon einmal damit beschäftigt haben, wissen Sie: Es gibt eine Vielzahl an Software-Lösungen auf dem Markt, die jeden Arbeitsschritt möglich machen. Viele davon sind sogar kostenlos – eine gute Wahl für Selbstständige also?

Nun, nicht ganz. Denn bei aller Vielfalt gibt es wiederum dennoch nicht ein einziges Programm, das wirklich alle Feinheiten bietet, die Sie in genau Ihrer Situation brauchen. Schließlich sollen die Programme vielen Nutzern dienen und müssen daher eine gewisse Allgemeingültigkeit haben.

Die Lösung? Es gibt die Möglichkeit, Programme anpassen zu lassen – und zwar so, dass sie genau das können und tun, was das jeweilige Unternehmen braucht. Genau das haben wir für unsere Lebenshelfer umgesetzt: Wir arbeiten intern mit Salesforce, und zwar mit genau den Komponenten, die ein Lebenshelfer in seiner täglichen Arbeit nutzt.

Stellen Sie sich vor, Sie begegnen einer Dame, die von Ihrem alten Vater erzählt. Dieser hätte möglicherweise Interesse an einer Unterstützung durch einen Lebenshelfer. Sie ist von dem Gespräch mit Ihnen sehr angetan und hätte gern weitere Informationen. Was ist nun zu tun? Folgende Schritte sollten Sie nach dem Gespräch unternehmen: 

• die Kontaktdaten der Dame erfassen
• eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs schreiben und diese Notiz als Erinnerungsstütze ablegen
• den Namen und die Daten des Seniors erfassen, sofern Sie diese bereits wissen
• eine E-Mail an die Dame schicken und ihr weitere Informationen zukommen lassen
• eine Erinnerung im Kalender anlegen, damit Sie nach einigen Tagen nachfragen können, ob die Informationen angekommen sind

Im Regelfall nutzen Sie also mindestens:

• ein Notiz- oder Schreibprogramm
• ein (digitales) Adressbuch
• ein E-Mail-Programm
• einen Kalender

Wie Sie sehen, wird das schnell unübersichtlich, insbesondere wenn bald mehrere interessierte Senioren bzw. deren Angehörige hinzukommen. In Salesforce erfassen Sie als Lebenshelfer alle Daten mit nur einer Software. Sie legen Notizen an, versenden E-Mails, planen Erinnerungen, rufen Interessenten an, versenden mit zwei Klicks Informationsmaterial und vieles mehr. Kommt ein Auftrag zustande, speichern Sie auch alle weiteren wichtigen Informationen im gleichen Programm – und erzeugen nach getaner Arbeit sogar mit wenigen Klicks Ihre Rechnungen.

Doch damit nicht genug: Mithilfe des EDV-Systems sind Sie auch jederzeit mit der SeniorenLebenshilfe-Zentrale in Berlin verbunden. Hier können wir für Sie neue Anfragen hinterlegen, über die Sie in Echtzeit informiert werden. Sie können einsehen, welche Senioren Interesse an einer Zusammenarbeit haben und wann es Zeit für das Kennenlerntreffen wird. Und wenn Sie Fragen haben? Senden Sie uns über dasselbe Programm unkompliziert eine Supportanfrage, die wir dann für Sie beantworten.

Bestimmt haben Sie in den Medien oder im Internet mitverfolgen können, dass Datenschutz immer wieder ein Thema ist. Für Selbstständige ist es wichtig, datenschutzkonform zu arbeiten, denn: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Die Regeln sind teilweise jedoch recht unübersichtlich und komplex. Wussten Sie zum Beispiel, dass Sie Ihre Geschäfte nicht ohne Weiteres über Ihre private E-Mail-Adresse abhandeln sollten? Die Server, auf denen Kundendaten (dazu gehören auch E-Mails) gespeichert werden, müssen bestimmte Anforderungen erfüllen.

Da Sie als Lebenshelfer aber mit unserem kompletten EDV-System arbeiten, brauchen Sie sich darüber keine Gedanken zu machen. Sie erhalten eine sichere eigene E-Mail-Adresse für alle Ihre beruflichen Aktivitäten, und auch sonst entsprechen unsere Server den gesetzlichen Vorgaben.

Um ein neues EDV-System bestmöglich nutzen zu können, müssen Sie natürlich genau wissen, wie es funktioniert. Vielleicht kennen Sie das frustrierende Gefühl, wenn die Technik nicht macht, was sie soll? Genau das möchten wir unseren Lebenshelfern ersparen. Deswegen arbeiten wir alle werdenden Lebenshelfer gründlich in das Programm ein, stellen detaillierte Videoschulungen zur Verfügung und nehmen auch alle Rückfragen auf.

Natürlich ist die an uns angepasste Version des Programms von Anfang an möglichst einfach und übersichtlich konzipiert. Sie benötigen nur wenige Klicks, und alle Arbeitsschritte sind mit leicht verständlichem Text versehen. Dennoch: Wenn Fragen auftauchen, sind wir für Sie da. Schließlich haben Sie als Selbstständiger keine Zeit darauf zu verschwenden, sich mit Technik herumzuärgern. Lassen Sie uns also gemeinsam sicherstellen, dass alles funktioniert und Sie statt fünf oder sechs unterschiedlichen Programmen nur noch ein einziges zu nutzen brauchen.